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Confirmé par le Conseil : Juin 2007
Mis à jour - Juin 2010
Créé : 2006
Durée : Non précisée
Mandat
Dans le cadre de l’examen systématique des mécanismes de contrôle et des procédures de gouvernance mis en place à l’OMD, le Comité d’audit supervise la fonction d’audit et conseille la Commission de politique générale et le Conseil, ainsi que le Secrétaire général en ce qui concerne le fonctionnement et le développement de ladite fonction. Le Comité d’audit agit sous la conduite générale du Conseil de l’OMD et bénéficie du soutien administratif du Secrétariat de l’OMD. Le Comité d’audit assiste la Commission de politique générale et le Conseil dans l’exercice de leurs responsabilités de supervision dans les domaines ci-après :
-
la mise en œuvre globale du Plan stratégique de l’OMD;
-
le processus de répartition des crédits budgétaires et les politiques et mesures pratiques de mesure des performances de l’Organisation;
-
la gestion efficace des programmes et la réalisation des objectifs, telles que mentionnées dans le Plan stratégique;
-
la protection des ressources et le déploiement de ces dernières de manière efficace compte tenu des priorités arrêtées; et
-
l’identification des risques importants et l’atténuation de ces derniers.
Le Comité d’audit fournit des avis indépendants, documentés et objectifs aux organes dirigeants de l’OMD à travers un examen systématique et un suivi de tous les travaux d’audit interne ou externe réalisés dans le cadre des mécanismes de contrôle, des mesures pratiques de gestion des risques, de l’assistance aux décisions et des processus de gouvernance et de respect des règles à l’OMD.
Les audits financiers et de gestion de l’OMD sont effectués par des auditeurs professionnels indépendants provenant du secteur privé, ainsi qu’en a décidé le Conseil.
Membres
Les membres du Comité d’audit sont désignés par le Conseil et peuvent être révoqués à la seule appréciation du Conseil. Le mandat des membres du Comité d’audit est de trois ans. A titre exceptionnel et sur proposition du Comité d’audit au Conseil, la durée de ce mandat peut être prorogée d’une année afin d’assurer la continuité dans la composition du Comité.
Le Comité comprend six Directeurs généraux, représentants les six régions. Les sièges au Comité d’audit sont attribués idéalement par rotation parmi les Membres actifs de la région. Dans des circonstances particulières, un fonctionnaire de rang inférieur peut représenter son administration au sein du Comité d’audit, pour autant que ledit fonctionnaire dépende directement du Directeur général.
Le Comité d’audit comprend également des membres ès qualités, ne disposant pas du droit de vote et désignés par le Conseil, à savoir :
le Secrétaire général ou son représentant; etle Président du Comité financier.
Le Président et le Vice-Président sont élus par le Conseil pour un mandat de deux ans. Ils sont élus parmi les membres du Comité d’audit.
Dans un souci de bonne gouvernance et de séparation des fonctions, il convient d’éviter tout chevauchement entre fonctions exécutives et non exécutives. Il ne devrait pas y avoir de chevauchement entre les membres disposant du droit de vote du Comité financier et ceux du Comité d’audit.
Portée, fonction et mesures à entreprendre
Le Comité d’audit peut examiner toute question relevant de son mandat et faire rapport sur les échanges de vues à la Commission de politique générale et au Conseil.
Sans que cela n’affecte en rien le caractère général du paragraphe ci-dessus, le Comité d’audit est chargé en particulier de :
-
formuler des suggestions relatives à la gestion des risques conformément aux directives et aux programmes de travail découlant du Plan stratégique de l’OMD;
-
participer, par l’intermédiaire de son Président et de son Vice-Président, au choix de l’auditeur de gestion externe;
-
examiner et approuver le plan d’audit annuel;
-
passer en revue les recommandations et conclusions des audits;
-
évaluer les suites du processus d’audit eu égard aux constatations, recommandations et mesures prises par les gestionnaires;
-
examiner et évaluer la performance des auditeurs indépendants;
-
faire en sorte que le travail d’audit soit conforme aux normes professionnelles les plus avancées;
-
assurer le suivi de la mise en œuvre du Plan stratégique selon une programmation par cycles;
-
encourager la mise en œuvre de pratiques conseillées en matière d’audit; et
-
formuler des conseils et recommandations, que le Comité d’audit estime nécessaires ou adéquates, à l’intention de la Commission de politique générale et du Conseil ainsi que du Secrétaire général sur toute question relevant de la fonction audit de l’OMD, y compris en matière d’organisation, de ressources, de formation et d’utilisation de la technologie (environnement TI, par exemple).
Principaux produits escomptés
Les principaux produits escomptés du Comité d’audit sont les suivants :
-
plans examinés et approuvés des audits internes ou externes qui aboutissent à un examen, complet et conforme aux priorités, des sujets essentiels en tenant compte de ce que les ressources disponibles en matière d’audit sont effectivement capables de réaliser;
-
rapports complets sur l’examen des conclusions/recommandations découlant des audits, sur la nature, la portée et les effets des mesures prises et des conclusions et recommandations mises en œuvre, conduisant à l’information de la Commission de politique générale et du Conseil pour s’assurer que les actions de suivi pertinentes ont effectivement été prises par les organes compétents;
-
rapport d’évaluation sur l’efficacité du Comité d’audit, à présenter au Conseil après deux années d’existence.
Fonctionnement
Le Comité d’audit se réunit au moins une fois par an sur convocation du Président, en consultation avec le Secrétaire général.
Le Comité d’audit se conforme aux procédures applicables aux organes de travail de l’OMD, telles qu’arrêtées par le Conseil.
Le quorum au sein du Comité est constitué par trois membres disposant du droit de vote. Aux fins de l’accomplissement de sa mission, le Comité d’audit peut procéder à des consultations « virtuelles » parmi ses membres par voie électronique, organisées par le Président du Comité d’audit.
Le Président du Comité d’audit, ou tout autre membre du Comité agissant sous l’autorité du Président, peut s’adresser au Président du Conseil, au Secrétaire général et au Chef de la Division de l’Administration et du Personnel de l’OMD.
S’agissant d’un organe à composition restreinte, le Comité d’audit n’est pas ouvert aux observateurs. Certes, le Comité d’audit est essentiellement un organe consultatif de la Commission de politique générale et du Conseil et ses recommandations sont généralement le fruit d’un consensus; toutefois, en l’absence de consensus, les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents ayant voix délibérative, ainsi qu’en dispose l’Article 21 du Règlement intérieur du Conseil de coopération douanière.
Les auditeurs externes participent chaque année au Comité d’audit pour présenter leur rapport et répondre aux questions qui leur sont posées à ce sujet. Ils peuvent également être invités à participer à l’examen de points particuliers de l’ordre du jour en rapport avec leur audit.
En cas de besoin, et dans les limites du budget disponible, le Comité d’audit est autorisé à faire appel à une aide extérieure pour obtenir des avis juridiques ou professionnels.
Il peut aussi inviter des consultants, auditeurs et experts en gestion considérés comme disposant d’une expérience pertinente à assister à une partie d’une session du Comité d’audit pour fournir des informations complémentaires au sujet d’une question précise examinée par les auditeurs externes.
Le Comité d’audit jouit d’un accès total, libre et sans restriction à tous les documents se rapportant aux constatations découlant des audits. Le Comité d’audit présente ses rapports à la Commission de politique générale pour que celle-ci puisse prendre les mesures nécessaires et il s’efforce de maintenir, principalement par le truchement de son Président, des liens constructifs avec le Secrétaire général et le Chef de la Division de l’Administration et du Personnel.
Ressources nécessaires
Le Comité d’audit se réunit au siège de l’OMD. Le Secrétariat de l’OMD est chargé de prendre les dispositions nécessaires pour préparer les sessions du Comité d’audit, en assurant des services de nature professionnelle, administrative et technique pendant les sessions, et en réalisant des tâches de suivi après les sessions.
Les administrations du Président, du Vice-Président et des membres du Comité d’audit sont tenues de prendre en charge leurs propres frais (voyage et hébergement).
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