La Douane de Dubaï présente un nouveau système de remboursement

18 janvier 2016

La Douane de Dubaï est la première administration douanière du Conseil de coopération du Golfe (CCG) à mettre en place un système de remboursement en ligne. Appelé « Smart Claim and Refund System », ce nouveau système intelligent de réclamation et de remboursement est une plate-forme centralisée visant à rationaliser et à simplifier les remboursements douaniers et les procédures de réclamation. Il identifie les pertes de recettes dans les remboursements traités par la Douane de Dubaï et il y apporte des solutions basées sur le schéma Personnes – Processus – Technologies (PPT). Grâce à ce système, les équipes chargées du remboursement à la Douane de Dubaï peuvent calculer plus précisément et plus simplement les montants à rembourser, diminuant ainsi les pertes de recettes et le temps de traitement des remboursements. Le système contribuera au succès d’un certain nombre d’initiatives stratégiques comme Dubai Smart Government et l’Exposition universelle de 2020, en accélérant les remboursements et en assurant la disponibilité de fonds pour la Douane de Dubaï et pour les entreprises.

Le nouveau système a enregistré presque 1,5 million de demandes de remboursement en ligne depuis sa création le 1er octobre 2013. Il a traité de nombreuses réclamations, représentant un montant total de 13 milliards d’AED, y compris 809 millions d’AED en remboursements de cautions et un ajustement de 8,5 milliards d’AED sur des comptes de garantie permanents de clients auprès de la Douane de Dubaï.

Le Directeur exécutif de la Division Gestion des clients de la Douane de Dubaï, Abdullah Al Khaja, explique que son Administration met l’accent sur le perfectionnement continu de son personnel, de ses processus et des technologies pour s’assurer de mener à bien sa mission, à savoir protéger la société et assurer une croissance économique durable grâce à des procédures de facilitation et de conformité. « Le nouveau système peut traiter jusqu’à 1 800 000 demandes de remboursement par an ou environ 5 000 par jour. »

La Douane de Dubaï consulte régulièrement le secteur privé et réunit des groupes de réflexion afin de mieux comprendre les attentes des milieux commerciaux. On s’assure ainsi que les entreprises participent au processus de changement.

Le nouveau système comprend un certain nombre de fonctions nouvelles : la possibilité de déposer des réclamations en ligne 24 heures sur 14 et 7 jours sur 7 ; un bureau de dépôt des réclamations ; une unité de traitement centralisé des réclamations ; la validation automatisée pendant le dépôt de la réclamation ; le suivi de l’état d’avancement de la présentation des documents ; la possibilité de demander l’extension de la durée de validité pour les exportations et le suivi de l’état d’avancement des réclamations ; l’envoi automatique de courriers électroniques aux clients les informant de l’avancement de leurs réclamations ; le traitement des réclamations de bout en bout ; et un service mobile de dépôt et de suivi des réclamations.

La Directrice chargée des remboursements douaniers et du Département Makasa, Ghaneema Ibrahim Ahmed, fait référence à la devise de la Douane de Dubaï : «  Innovating to stay relevant » (Innover pour rester adaptée).

Elle évoque ce système comme un « cadre de gestion des risques intelligent grâce à l’application systématique de procédures et de pratiques de remboursement, dotant les fonctionnaires chargés des remboursements de toutes les informations et de tous les outils nécessaires pour faire face aux risques, tout en assurant le respect des lois tout au long du processus de remboursement ». Le système permet par ailleurs à la Douane de Dubaï de concentrer ses ressources sur des domaines à haut risque et parallèlement d’accélérer le dédouanement des chargements à faible risque, lesquels représentent presque 98% des opérations locales de marchandises.