Contexte
Fin 2008, suivant les avis de l’OMD et de ses Membres, la Communauté internationale des donateurs a reconnu la nécessité de soutenir la mise en œuvre d’une politique de renforcement des capacités en ce qui concerne l’aptitude à exercer des responsabilités d’encadrement. Les Membres de l’OMD ont alors officiellement avalisé l’idée d’inscrire le Développement des compétences en direction et gestion d’une organisation (DCDGO) au rang des priorités du programme de travail de l’Organisation dans le domaine du renforcement des capacités. C’est à cette date que remontent la création du Programme spécifiquement consacré à cette discipline au sein du Secrétariat de l’OMD ainsi que le début de l’élaboration des différents axes autour desquels ce programme allait s’articuler. Ces travaux ont abouti à l’élaboration d’un premier format d’atelier de formation de 10 jours dans le domaine du DCDGO. Cet atelier a été dispensé pour la première fois en novembre 2011 à des cadres supérieurs de l’Administration des douanes d’Afrique du Sud.
Plus tard, en 2015, lors de leur 6ème session, les Membres du Comité du renforcement des capacités de l’OMD ont approuvé le format et le contenu d’un séminaire de 3,5 jours à destination des hauts fonctionnaires des administrations douanières membres, appelé la « Retraite de la haute direction » (RHD). La création de ce séminaire a été la première étape réussie du processus de mise en place d’une démarche plus large visant à parvenir à un meilleur exercice des responsabilités d’encadrement aux échelons les plus élevés de la hiérarchie des administrations membres, avec l’espoir que ces efforts ciblés sur les hauts fonctionnaires contribuent à initier un changement de la culture de l’organisation en matière d’encadrement, de façon générale.
En 2022, lors de leur 13ème session, les membres du Comité du renforcement des capacités ont ajouté un axe complémentaire à cette démarche en approuvant un nouveau cours de formation élaboré en 2021 et consacré au développement des compétences des cadres moyens en matière de direction et de gestion d’une organisation : la formation DCDGO-CM.
L’équipe en charge du Programme DCDGO a également élaboré un Modèle de maturité destiné à offrir un appui supplémentaire aux administrations membres dans leurs efforts visant à mettre en œuvre et à promouvoir en leur sein une culture axée sur le sens de l’exercice des responsabilités d’encadrement, en ce que cet outil leur permet de mieux déterminer à quel stade elles en sont dans la réalisation de cet objectif.
Depuis sa création, le Programme DCDGO s’est développé pour devenir un programme complet articulé autour de principes et d’objectifs clés spécifiques, reposant sur des concepts uniques et des approches innovantes et bénéficiant de soutiens de sources diversifiées ainsi que de la collaboration de divers experts, des administrations à qui il est destiné et d’organisations partenaires (donateurs).
À la date d’aujourd’hui, soit juin 2022, près de 2 700 membres du personnel d’encadrement de différents échelons de la hiérarchie appartenant à quelque 83 administrations membres partout dans le monde ont bénéficié d’un appui fourni à travers la mise en œuvre du Programme DCDGO. Il ressort des résultats reçus en retour de tous ces appuis fournis que des progrès significatifs ont été réalisés dans le domaine du développement d’une culture axée sur le sens de l’exercice des responsabilités d’encadrement au niveau tant individuel que de l’équipe dirigeante et de l’organisation dans son ensemble.
Finalité et objectifs
Le Programme DCDGO a pour finalité de contribuer à la modernisation de la culture d’encadrement au sein d’une organisation dans son ensemble, de manière à ce que celle-ci gagne en efficacité dans la mise en œuvre de sa vision et puisse atteindre ses objectifs stratégiques tout en vivant conformément à ses valeurs.
Ce programme s’articule autour de trois principes de base. Premièrement, celui voulant que l’instauration d’une culture moderne en matière de direction et gestion d’une organisation suppose au préalable que l’on se connaisse soi-même et que l’on sache s’auto-diriger et s’auto-gérer en tant qu’individu. Deuxièmement, cette démarche commande de travailler avec des équipes plus efficaces en faisant en sorte qu’elles évoluent dans un environnement attaché aux principes de compréhension, de confiance et de transparence. Troisièmement, cette démarche doit aboutir à une situation où les membres du personnel se sentent plus heureux et motivés et décident par choix de - et se sentent à l’aise à leur poste pour - contribuer à la performance de l’organisation en assumant leurs responsabilités et en y consacrant toutes leurs forces et compétences.
Pour atteindre ce but final, la stratégie d’appui et de coopération déployée au bénéfice des administrations membres à travers la mise en œuvre du Programme DCDGO se concentre sur les quatre objectifs suivants :
Le premier objectif est spécifique au niveau de l’individu. Il s’agit d’inciter les cadres dirigeants à adopter le style de chef de file ayant le sens de l’encadrement d’une équipe. Le fait d’adopter ce style après avoir accompli un travail de connaissance de soi-même, d’auto-gestion et de motivation à réellement comprendre les autres permet d’aboutir à des résultats remarquables en termes d’influence positive sur les membres de l’équipe. Ce style de chef de file moderne se caractérise par la préoccupation principale d’aider les autres à s’améliorer en fondant sa méthode d’encadrement du personnel sur une approche humaine tout en se montrant très exigeant sur la réalisation des objectifs fixés et l’atteinte des résultats escomptés. Le Programme DCDGO est conçu pour renforcer la confiance d’un cadre dirigeant en ses capacités à adopter l’attitude et le comportement professionnel d’un chef de file moderne qui parvient à élever le niveau des objectifs à atteindre en transmettant les instructions idoines pour ce faire. Ce programme permet également au cadre dirigeant d’accroître la motivation des membres du personnel pour gagner en efficacité et en qualité, d’une part à travers la mise en place d’un cadre propice pour qu’ils se sentent plus heureux au travail et empreints d’une énergie positive et se montrent plus créatifs, et d’autre part grâce à un renforcement des valeurs d’honnêteté et d’éthique.
Le deuxième objectif est spécifique au niveau de l’équipe. Il s’agit de créer une équipe d’encadrement plus forte et d’instaurer une cuture positive de direction et de gestion d’une organisation fondée sur la confiance et la transparence. L’équipe d’encadrement recherchée est une équipe qui n’a pas peur ni de demander des comptes ni d’assumer ses responsabilités et pour laquelle une coopération honnête, transparente et constructive est quelque chose de naturel. Le Programme DCDGO offre la voie à suivre pour réorienter l’attention des cadres dirigeants sur une culture de direction et de gestion d’une organisation fondée sur et encourageant la confiance plutôt que la crainte. Ce modèle d’encadrement engendre une meilleure prise de responsabilités, transparence, confiance, communication et coopération entre des personnes faisant preuve d’une plus grande sincérité et authenticité et qui savent se parler franchement pour faire face à de vrais problèmes.
Le troisième objectif est spécifique au niveau des parties prenantes. Il s’agit d’appuyer les cadres dirigeants dans leurs efforts visant à établir de nouveaux partenariats et à renforcer ceux existants avec les principales parties prenantes en mettant en place des pratiques efficaces d’engagement de la part de celles-ci ainsi que de négociation et de communication stratégique avec elles, afin de promouvoir la stratégie et les valeurs de l’organisation dans les situations où l’organisation et les parties prenantes interagissent.
Le quatrième objectif est spécifique au niveau de l’organisation. Il s’agit d’améliorer la gestion stratégique de l’organisation de façon à ce qu’en plus de sa performance opérationnelle, la réalisation de ses ambitions ainsi que son succès soient mieux garantis à moyen et long terme. Le Programme DCDGO offre des pistes et outils utiles pour placer d’avantage l’accent sur la vision et les valeurs de l’organisation, pour assurer le bon accomplissement de ses objectifs stratégiques et une bonne gestion des grandes transformations auxquelles elle peut être confrontée, pour améliorer l’éthique et le professionnalisme en son sein, pour redéfinir sa culture, pour améliorer la gestion du changement et plus encore.
Principes de coopération
L’approche en termes de renforcement des capacités qui sous-tend la mise en œuvre du Programme DCDGO repose sur les principes clés suivants, qui ont été avalisés par les membres du Comité du renforcement des capacités lors de leur 10ème session en 2019 : la durabilité, l’appropriation et le fait d’allier le développement organisationnel et technique.
La durabilité : Le Programme DCDGO vise à appuyer les Membres qui ont à cœur d’élaborer et de mettre en œuvre un modèle de direction et de gestion de leurs administrations respectives qui se veut moderne, cohérent et durable. Pour permettre d’apporter avec succès, au sein de l’organisation dans son ensemble, ce changement durable dans la culture d’encadrement, l’appui fourni à travers la mise en œuvre du Programme DCDGO se répartit en trois types d’assistance étant chacun destiné à une catégorie spécifique de cadres dirigeants : les hauts fonctionnaires, les cadres supérieurs et les cadres moyens. Une autre composante de ce principe de durabilité sur lequel repose le Programme est le fait qu’il amène les personnes qui y participent à faire un travail allant plus en profondeur dans la réflexion sur le développement personnel, ce qui leur permet d’opérer des changements plus profonds à la fois pour elles-mêmes et l’organisation.
L'appropriation : Le Programme DCDGO vise à travailler pour et avec des Membres qui savent et comprennent que l’établissement et le développement d’une culture moderne de direction et de gestion d’une organisation est un préalable indispensable pour toute administration qui se veut efficace et florissante. Le premier volet de l’appui fourni à travers la mise en œuvre du Programme se concentre donc sur le plus important : établir des relations de confiance et créer les conditions propices à l’instauration d’une telle culture moderne en coopération avec les hauts dirigeants de l’organisation.
Le fait d’allier le développement organisationnel et technique : Le sens de l’exercice des responsabilités d’encadrement est un élément crucial et le levier nécessaire au développement du fonctionnement d’une organisation, développement organisationnel qui devient alors lui-même un levier important pour réaliser des progrès dans le domaine technique. C’est pourquoi l’équipe en charge du Programme DCDGO a fait le choix – assumé – de préconiser un modèle d’encadrement favorable au développement des administrations membres, vu sous l’angle combiné de leurs dimensions organisationnelles et techniques.
Appui fourni à travers la mise en œuvre du Programme DCDGO
L’appui fourni aux hauts fonctionnaires, cadres supérieurs et cadres moyens des administrations membres de l’OMD se présente respectivement sous la forme d’une Retraite de la haute direction, d’un Atelier DCDGO à destination des cadres supérieurs et d’une Formation DCDGO à destination des cadres moyens.
La Retraite de la haute direction (RHD) est la première composante et l’élément charnière du Programme DCDGO. Il s’agit d’un séminaire de 3,5 jours organisé à l’intention du Commissaire général d’un bureau des douanes et des recettes ou du Directeur général d’une administration des douanes et de son équipe de hauts fonctionnaires (jusqu’à 10 participants).
Ce séminaire réunit les participants dans un lieu retiré, où ils sont amenés à vivre l’expérience d’un changement profond et surprenant dans leur manière de fonctionner. La RHD est fortement axée sur le développement stratégique et opérationnel ; elle vise à établir une relation de confiance et de transparence entre les membres de l’équipe de direction et elle est notamment conçue pour inviter les participants à aborder différentes questions en allant plus en profondeur dans la réflexion sur la connaissance de soi. L’ordre du jour d’un tel séminaire est toujours établi sur mesure en fonction des contributions fournies au préalable par les participants.
L'Atelier DCDGO est la deuxième composante du Programme DCDGO. Il s’agit d’un atelier de formation de 10 jours à destination des cadres supérieurs des douanes (jusqu’à 20 participants). Les participants y apprennent à développer les compétences, l’attitude et le comportement professionnel nécessaires pour devenir des chefs de file modernes en réalisant des exercices interactifs et en se livrant à des séances de réflexion individuelle. Cet atelier s’articule autour des principes philosophiques de la connaissance de soi-même, de l’auto-gestion et de la faculté à réellement comprendre les autres et à avoir une influence positive sur eux.
Le nombre d’ateliers de ce type pouvant être dispensés varie en fonction de la taille de l’administration intéressée ; il peut aller de un à trois.
Le contenu de l’Atelier DCDGO a été considérablement revu et actualisé en 2019 grâce au soutien financier provenant du Programme mondial de facilitation des échanges SECO-OMD financé par le Secrétariat d’État à l’économie de la Suisse (SECO).
La Formation DCDGO à destination des cadres moyens est la troisième, et nouvelle, composante du Programme DCDGO. Cette formation s’adresse donc à des cadres moyens des douanes et elle vise à renforcer leurs connaissances, compétences et compréhension en matière de méthodes modernes d’encadrement ainsi qu’à leur donner les outils nécessaires pour adopter l’attitude et le comportant professionnel attendus d’un chef de file moderne. Elle permet aux cadres moyens qui la suivent d’acquérir un ensemble de compétences fondamentales nécessaires pour pouvoir, quotidiennement, s’auto-gérer et gérer leurs équipes respectives tout comme les relations avec les parties prenantes et les questions en lien avec la stratégie et la culture de leurs administrations respectives.
En s’inspirant des principes d’appropriation et de durabilité, le Secrétariat de l’OMD a conçu un atelier de formation des formateurs dans le domaine du développement des compétences en direction et gestion d’une organisation, dans le but de créer un vivier d’experts nationaux dans ce domaine qui pourront aller dispenser des formations DCDGO à l’échelle nationale et régionale.
Conseillers dans le domaine du DCDGO
La mission d’un conseiller dans le domaine du DCDGO (conseiller DCDGO) exige un travail intensif avec les cadres dirigeants de tous les niveaux de l’équipe d’encadrement de l’organisation, travail qui implique notamment de concevoir et de mettre en œuvre des activités innovantes et interactives. Le conseiller DCDGO est là pour aider les participants aux formations à développer les compétences, l’attitude et le comportement professionnel idoines pour devenir des chefs de file modernes en les amenant à avoir une plus grande prise de conscience des principes de la connaissance de soi-même, de l’auto-gestion et de la faculté à réellement comprendre les autres et à avoir une influence positive sur eux. Le travail d’un conseiller DCDGO consiste également à amener les participants aux formations à aller plus en profondeur dans la réflexion sur la connaissance de soi et le développement personnel et à intégrer les acquis de cette réflexion dans leurs tâches quotidiennes d’encadrement, afin de pouvoir mieux contribuer encore aux processus de développement organisationnel et de modernisation de leurs administrations respectives.
Le vivier de conseillers DCDGO s’élargissant régulièrement, de plus en plus de Membres de l’OMD peuvent bénéficier d’un appui dans ce domaine. Soucieuse de continuer à répondre à toutes les demandes des Membres, l’équipe en charge du Programme DCDGO (sous réserve de l’obtention des fonds nécessaires) organise des Ateliers d’accréditation d’experts spécialistes des questions d’encadrement appelés à animer les formations dans ce domaine. Ces ateliers ont pour finalité de trouver de nouveaux facilitateurs de nationalités différentes disposant à première vue de bonnes qualifications dans le domaine du DCDGO et de consolider leurs connaissances et compétences afin qu’ils puissent aller fournir un appui dans ce domaine dans la langue souhaitée par l’administration qui le sollicite.
Demande d’appui dans le domaine du DCDGO
Toute administration membre de l’OMD peut faire part de son intérêt pour un appui dans le domaine du DCDGO et adresser une demande en ce sens :
- au cours d’un exercice d’évaluation annuel réalisé par l’OMD pour mesurer les besoins en termes de renforcement des capacités ;
- au cours de missions de diagnostic conduites par des experts de l’OMD ;
- en adressant une lettre officielle au Secrétariat de l’OMD.