Mandat du Comité financier

Confirmé par le Conseil - Juin 2005

Mis à jour - Juin 2007

Mis à jour - Juin 2014

Créé : 1953

Durée : Non précisée

1. Mandat

Le Comité financier agit sous la conduite générale du Conseil de l’OMD et bénéficie du soutien administratif du Secrétariat de l’OMD.  Son rôle et ses responsabilités consistent à aider et conseiller la Commission de politique générale et le Conseil en matière budgétaire et financière.

Une responsabilité spécifique du Comité financier, comme décrit dans le Règlement financier adopté par le Conseil, est d’examiner les prévisions budgétaires de l’ensemble des ressources et des charges de l’Organisation pour l’exercice suivant et d’élaborer à ce sujet un rapport destiné au Conseil.  Les prévisions budgétaires comprennent un compte de résultat et un bilan prévisionnels, ainsi qu’un tableau des flux de trésorerie.  Elles couvrent la totalité des opérations envisagées au cours de l’exercice visé.

2. Membres

Comme le stipule l’article 28 du Règlement intérieur du Conseil de coopération douanière, le Conseil invite chaque année dix-neuf Membres à désigner un délégué auprès du Comité financier. 

Les sièges au Comité financier sont attribués sur une base régionale parmi les Membres actifs de la région, conformément à la distribution ci-après :

Dans la répartition visée ci-dessus, les deux Membres qui versent la contribution la plus élevée au budget de l'Organisation, ainsi qu’il ressort de la Décision financière adoptée par le Conseil pour l’exercice financier suivant, sont membres du Comité financier.

Les régions auxquelles est attribué un siège unique au Comité financier prennent les dispositions nécessaires pour qu’un Membre de leur région assiste à la réunion du Comité financier en qualité de suppléant lorsque le Membre désigné est dans l’incapacité d’assister à la réunion.

Le Président du Comité d'audit est invité à assister aux réunions du Comité financier en qualité d'observateur.

3. Fonction et portée

Le Comité financier a pour mission de s’acquitter des fonctions que lui assigne le Règlement financier établi par le Conseil, ainsi que d’examiner toute question spécifique de nature financière ou budgétaire que lui soumet le Conseil, la Commission de politique générale ou le Secrétaire général.

Afin de préparer les décisions du Conseil et de la Commission de politique générale, le Comité financier présente un tableau de bord de réalisation financière des objectifs du Plan stratégique.

4. Principaux produits escomptés

Les principaux produits escomptés du Comité financier sont les suivants :

En ce qui concerne l’exercice précédent

• examiner le rapport intégral d’audit établi par les auditeurs financiers extérieurs de l’OMD, ainsi que les observations formulées à ce sujet par le Secrétaire général et, sur la base de ce rapport et des comptes vérifiés de l’exercice précédent, recommander le cas échéant au Conseil d’approuver ces comptes, d’accepter les propositions du Secrétaire général en matière de répartition du solde du compte de résultat, et de donner au Secrétaire général quitus de sa gestion pour l’exercice précédent.

En ce qui concerne l’exercice en cours

• examiner la situation concernant le recouvrement des contributions des Membres et des apports en capital, l’exécution budgétaire et la trésorerie pour l’exercice en cours et, le cas échéant, préconiser au Conseil des mesures à prendre;
• examiner et, le cas échéant, approuver toute mesure déjà prise pendant l’exercice en vue d’appliquer aux différents barèmes de salaires de l’OMD les modifications apportées au sein des Organisations coordonnées;
• examiner l’incidence budgétaire de toute nouvelle tâche assignée au Secrétariat qui n’a pas été comptabilisée dans les ouvertures de crédits approuvées par le Conseil et formuler au Conseil des recommandations concernant le financement de ces tâches.

En ce qui concerne l’exercice suivant

• examiner un barème provisoire des contributions des Membres pour l’exercice suivant;
• en fonction des recommandations formulées par la Commission de politique générale à l’égard du Budget Programme, examiner et, le cas échéant, recommander au Conseil d’adopter le montant total des contributions des Membres, les charges générales d’exploitation, un compte de résultat et un bilan prévisionnels, et un tableau des effectifs pour l’exercice suivant.

Et, outre les produits escomptés susvisés qui concernent expressément l’exercice précédent, en cours ou suivant

• analyser les répercussions financières de la mise en œuvre du Plan stratégique et faire rapport sur les conclusions à la Commission de politique générale et au Conseil;
• participer, par l’intermédiaire de son Président et de son Vice-Président, au processus de sélection des auditeurs financiers externes;
• examiner les conclusions de l’audit financier externe;
• participer, par l’intermédiaire de son Président, membre du Comité d’audit, à la planification des audits internes et au choix des domaines à examiner dans le cadre des audits de gestion;
• analyser la situation financière et budgétaire de l’OMD sur une base trimestrielle, outre les vérifications effectuées lors de la session annuelle du Comité;
• examiner et, le cas échéant, formuler des recommandations au Conseil au sujet des perspectives financières de l’Organisation à moyen terme ou de la budgétisation pluriannuelle;
• examiner et, le cas échéant, formuler des recommandations au Conseil au sujet des recettes et des placements financiers de l’Organisation;
• examiner et, le cas échéant, formuler des recommandations au Conseil au sujet de la production et de la vente des publications de l’OMD;
• examiner et, le cas échéant, formuler des recommandations au Conseil au sujet des sources alternatives de financement de l’Organisation;
• examiner et, le cas échéant, formuler des recommandations au Conseil au sujet du Rapport annuel du Fonds de coopération douanière;
• examiner et, le cas échéant, formuler des recommandations au Conseil au sujet de la situation des dépenses en capital de l’Organisation;
• procéder à un examen régulier des conditions d’emploi de l’OMD et, le cas échéant, formuler des recommandations au Conseil au sujet des amendements à apporter au Statut et au Règlement du personnel;
• traiter de certaines situations particulières envisagées dans le Règlement financier de l’Organisation, à savoir :
  • approuver les demandes du Secrétaire général visant à transférer des crédits ouverts d’un Chapitre à un autre;
• examiner les prévisions budgétaires supplémentaires présentées par le Secrétaire général;
• étudier de manière approfondie les rapports du Secrétaire général concernant les placements à court terme de sommes qui ne sont pas nécessaires à la satisfaction de besoins immédiats;
• si nécessaire, charger les Auditeurs financiers externes désignés de procéder à un audit extraordinaire des comptes de l’Organisation et prévoir la présentation d’un rapport à ce sujet.

5.  Fonctionnement

Le Comité financier, sous la conduite de son Président, examine les questions sur la base des documents élaborés par le Secrétariat.  Le Comité financier est un organe dont la composition est certes « restreinte », mais les documents de travail élaborés pour les sessions sont diffusés à tous les Membres de l’OMD pour information.

Le Règlement intérieur du Conseil de coopération douanière stipule que le Comité financier se réunit chaque fois que cela est nécessaire à l’accomplissement de ses fonctions.  Afin d’examiner les décisions prises par le Conseil avant estimation de leur incidence financière ou lorsque de nouveaux programmes surgissent pendant l’exercice en cours, le Comité financier peut procéder à des consultations « virtuelles » parmi ses membres par voie électronique, organisées par son Président.

Les membres du Comité financier sont élus par le Conseil (la composition du Comité est décrite dans la Partie 2 - Membres, ci-dessus).  Les membres ordinaires du Comité sont élus pour un mandat d’un an, renouvelable indéfiniment.  Le Président et le Vice-Président du Comité sont élus pour un mandat d’un an et leur mandat est renouvelable, mais ils ne peuvent remplir plus de quatre mandats consécutifs dans leurs fonctions respectives.  Ils sont élus parmi les membres du Comité financier.

Dans la mesure où il s’agit d’un organe de composition « restreinte », le Comité financier n’est pas ouvert aux observateurs (à l’exception du Comité du personnel de l’OMD pour les questions relatives aux conditions d’emploi du personnel de l’OMD).  Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, un Membre de l’OMD qui n’est pas membre du Comité financier peut être invité à assister à une partie d’une session du Comité financier.

Les Auditeurs financiers externes participent chaque année au Comité financier pour présenter leur rapport et répondre aux questions qui leur sont posées à ce sujet.  Ils peuvent également être invités à participer à l’examen de points particuliers de l’ordre du jour en rapport avec leur audit financier.  En outre, les gestionnaires de portefeuille de l’Organisation peuvent être invités à participer au Comité financier afin d’y faire rapport sur la stratégie qu’ils ont retenue et de répondre aux questions qui leur sont posées au sujet de sa mise en œuvre.  D’autres spécialistes (actuaires, analystes financiers, etc.) peuvent être invités à assister à une partie d’une session du Comité financier pour fournir des informations ou des conseils au sujet d’une question précise.

Certes, le Comité financier est essentiellement un organe consultatif de la Commission de politique générale et du Conseil, et ses recommandations sont généralement le fruit d’un consensus, mais des dispositions détaillées régissent la procédure de vote au sein du Comité financier; elles sont énoncées à l’article 28 du Règlement intérieur du Conseil de coopération douanière.  Ces dispositions stipulent essentiellement que le Comité ne peut valablement délibérer que si dix délégués titulaires ou suppléants sont présents.

6. Ressources nécessaires

Le Comité financier se réunit au siège de l’OMD.  Sur demande de l’OMD, le Président du Comité financier peut participer à des réunions régionales de l’OMD.

Le Secrétariat de l’OMD est chargé de prendre les dispositions nécessaires pour préparer les sessions du Comité financier, en assurant des services de nature professionnelle, administrative et technique pendant les sessions, et en réalisant des tâches de suivi après les sessions.  Le rapport de la session d’avril est rédigé pendant la session et adopté avant la clôture de la session.

Les administrations du Président, du Vice-Président et des membres du Comité financier sont tenues de prendre en charge leurs propres frais (voyage et hébergement).  Lorsque le Président participe à des réunions régionales de l’OMD, cette dernière peut prendre en charge une partie des frais.