Comité de contact OMD/UPU

Mandat du Comité de contact OMD/UPU

Confirmé par le Conseil - Juin 2003

Mis à jour - Juillet 2017

Président : Porte-parole de l’Organisation hôte

Création : 1965

Durée : Non spécifiée

1. Mandat

Le Comité de contact «OMD–UPU» a été établi en 1965 par un accord conclu entre l’Organisation mondiale des douanes (OMD) et l’Union postale universelle (UPU), suite à une résolution adoptée par l’UPU lors de son 15ème Congrès, qui s’est tenu à Vienne. Le Comité de contact «OMD–UPU» a les caractéristiques d’un groupe de travail dont les conclusions sont soumises aux organes compétents de l’OMD et de l’UPU pour approbation. Au sein de l’OMD, cet organe est le Comité technique permanent et, au sein de l’UPU, le Groupe « Douanes » du Conseil d’exploitation postale (CEP).

2. Membres

L’OMD est représentée par des experts de huit administrations des douanes membres et l’UPU par des experts de huit opérateurs désignés. Chaque organisation est également représentée par son secrétariat. Chaque expert est si possible accompagné d’un conseiller technique de l’administration des douanes nationale ou de l’opérateur désigné, selon le cas. Le Comité de contact «OMD-UPU» ne comprend donc pas de représentants de l’opérateur désigné et de l’administration des douanes du même pays. L’administration des douanes et l’opérateur désigné des pays hôtes sont aussi invités à participer au Comité de contact en tant qu’observateurs. Chacune des deux organisations peut en outre inviter jusqu’à cinq observateurs (représentants des administrations des douanes, des opérateurs désignés, des organisations internationales ou des organisations du secteur privé).

Le Comité de contact est généralement reconstitué tous les quatre ans, à la suite d’une décision des organes suprêmes des deux organisations, à savoir le Conseil de l’OMD et le Congrès de l'UPU.

3. Fonction et portée

Le Comité de contact traite des questions d’intérêt commun et, notamment, recherche des le moyen d’accélérer et de simplifier les formalités douanières pour le service postal. A cette fin, le Comité de contact «OMD–UPU» s’emploie à:

  • servir de point de contact entre les deux organisations concernant des questions soulevées par celles-ci ;
  • échanger des informations relatives à des questions d’intérêt commun en matière de trafic postal, notamment des questions liées au dédouanement des envois postaux ;
  • faciliter, simplifier et harmoniser les formalités douanières ; et
  • assurer un contrôle douanier efficace, notamment dans le contexte du commerce électronique ;
  • s’assurer que des mesures de sûreté efficaces sont prises pour le transport de tous les envois postaux, à travers une mise en œuvre harmonisée des normes de sécurité de l’OMD, de l’UPU, de l’OACI et des autres normes de sécurité applicables en l’espèce ;
  • faciliter les travaux des douanes visant à favoriser et à assurer la fluidité des échanges légitimes par l’intermédiaire du réseau postal ;
  • améliorer le contrôle douanier au niveau de l’exportation en améliorant la conformité aux règles et aux réglementations ;
  • élaborer des normes et des outils et promouvoir leur application, y compris l’échange de données électroniques préalables entre opérateurs désignés et autorités douanières, et protéger la confidentialité des données ;
  • élaborer et mettre régulièrement à jour le Guide sur les questions douanières de l’OMD et de l’UPU ainsi que d’autres outils permettant de veiller à la conformité vis-à-vis des normes et à l’amélioration de la qualité des données ;
  • encourager les actions de renforcement des capacités en favorisant l’organisation conjointe par l’OMD et par l’UPU d’ateliers sur les questions douanières dans différentes régions du monde.

4. Principaux résultats escomptés

Un rapport, élaboré après la réunion par le secrétariat de l’organisation hôte, est adressé au Président de la réunion pour approbation. Ce rapport doit ensuite être approuvé par les organes compétents de chacune des deux organisations. Au sein de l’OMD, cet organe est le Comité technique permanent et, au sein de l’UPU, il s’agit du Groupe «Douanes» du CEP. Le rapport contient des précisions concernant les décisions prises et/ou des mesures à prendre dans un délai convenu. Le Secrétariat de l’OMD, le Bureau international de l’UPU et les membres du Comité de contact «OMD–UPU» mettent tout en œuvre pour veiller à l’application des conclusions du Comité de contact par leurs organes compétents respectifs.

5. Fonctionnement

L’ordre du jour de chaque réunion est établi par l’organisation qui accueille la réunion, en étroite consultation avec l’autre organisation, et il est diffusé aux délégués du Comité de contact 30 jours au moins avant la date d’ouverture de la réunion, sauf en cas d’urgence. Les documents de travail, notamment ceux qui pourraient exiger une consultation à l’échelon national, devraient également être mis à la disposition des délégués suffisamment à l'avance.

Le Comité de contact «OMD–UPU» peut créer des groupes de travail lorsqu’il juge nécessaire de réaliser des progrès concernant certaines de ses activités. Il continue toutefois d’assumer la responsabilité générale de toutes les questions relevant de ses compétences.

Les dispositions administratives générales concernant le Comité de contact, notamment la date et le lieu des réunions, sont arrêtées par l’organisation hôte en étroite consultation et coopération avec l’autre organisation.

6. Ressources nécessaires

Réunions :

Le Comité de contact «OMD–UPU» est organisé chaque année et en alternance à Bruxelles (Belgique) et à Berne (Suisse). Au besoin, le Comité de contact «OMD–UPU» peut se réunir plus d’une fois par an, sous réserve de l’accord des deux organisations. La durée de la réunion est de deux jours. Le cas échéant, et également sous réserve de l’accord des deux organisations, la réunion du Comité de contact peut être annulée. Dans ce cas, l’organisation qui avait proposé d’accueillir la réunion annulée accueille la réunion suivante.

Une réunion préparatoire distincte pour les administrations des douanes et les opérateurs désignés est organisée avant l’ouverture de la réunion officielle. En principe, la réunion préparatoire examine les questions relatives à chaque point de l’ordre du jour et s’efforce de parvenir à des positions communes au sein des deux organisations, respectivement. Chaque organisation désigne un porte-parole pour présenter les documents qu’elle a élaborés (et parler en son nom). Toutefois, tous les experts et les observateurs peuvent prendre la parole lors des échanges de vues. La réunion est présidée par le porte-parole de l’organisation qui accueille la réunion.

Dispositions générales d’ordre administratif :

Les fonctionnaires du secrétariat désignés par le Secrétaire général de l’OMD et par le Directeur général du Bureau international de l’UPU effectuent les travaux de secrétariat lors des réunions du Comité de contact.